Wie berechne ich den Stundensatz für Gehälter in Interreg-Projekten?
Zunächst sind Sie (der Begünstigte) dafür verantwortlich, den Stundensatz mithilfe der Tabellen im Kostenkatalog zu berechnen. So gehen Sie vor: Nehmen Sie das Vollzeitgehalt (auch FTE-Gehalt genannt) des Mitarbeitenden von der Gehaltsabrechnung für den ersten vollständigen Kalendermonat, in dem er am Projekt arbeitet.
Vergewissern Sie sich, dass Sie nur das Grundbruttogehalt einbeziehen. Gibt es eine feste Zulage (wie eine Positionszulage) und ist diese in offiziellen Dokumenten (wie einem Vertrag oder einer Gehaltsübersicht) als fester Bestandteil des Gehalts bestätigt, dann zählt diese auch dazu.
Jedoch dürfen Sie keine zusätzlichen Zahlungen erfassen wie Boni, Überstundenvergütungen oder anderweitig besteuerte Zahlungen – diese sind nicht zulässig. Nur die Gehaltsbestandteile, die wie reguläres Gehalt versteuert werden, dürfen berücksichtigt werden.
Sobald Sie den Stundensatz mit Hilfe des Kostenkatalogs berechnet haben, deklarieren Sie diesen und multiplizieren ihn mit der Anzahl der im Projekt geleisteten Stunden, wenn Sie Ihren Partnerbericht einreichen. Vergessen Sie nicht, bei Ihrem ersten Partnerbericht die verwendete Gehaltsabrechnung beizufügen! Wir prüfen die angegebenen Details und melden uns gegebenenfalls bei Ihnen, falls weitere Informationen erforderlich sind oder wir einen Rechenfehler vermuten.
Der einmal ermittelte Stundensatz gilt für den gesamten Projektzeitraum.
Wie viele Stunden Personalkosten können wir pro Jahr abrechnen?
Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Vollzeit arbeitet, können Sie bis zu 1.720 Stunden pro Kalenderjahr für diese Person geltend machen. Wenn jemand Teilzeit arbeitet oder nur einen Teil des Jahres im Projekt arbeitet, ist die maximale Stundenzahl geringer. Zum Beispiel: Mit einem 50 %-Vertrag können Sie bis zu 860 Stunden pro Jahr geltend machen (50 % von 1.720). Wenn jemand nur von September bis Dezember arbeitet, können Sie bis zu 4/12 ihres oder seines jährlichen Maximums geltend machen. Beide Regeln gelten zusammen, wenn jemand Teilzeit arbeitet und nur ein paar Monate im Projekt tätig ist.
Diese maximale Stundenzahl gilt für jede einzelne Person, nicht für jedes Projekt. Wenn jemand in mehreren von der EU finanzierten Projekten arbeitet, müssen Sie alle Stunden zusammenzählen. Die Gesamtzahl darf das jährliche Maximum pro Person nicht überschreiten.
Es ist möglich, in arbeitsreichen Monaten mehr Stunden und in ruhigeren Monaten weniger Stunden abzurechnen. Das ist erlaubt, solange Sie nicht mehr als das maximale Stundenkontingent pro Jahr geltend machen.
Bitte beachten Sie: Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter während des Jahres den Beschäftigungsgrad ändert, müssen Sie Ihren Projektmanager bei Interreg Maas-Rhein informieren. Das ist wichtig, da sich dadurch das jährliche Stundenmaximum ändert.
Wenn ein Projekt am Ende zu viele Stunden abrechnet, werden die überzähligen Stunden vom Programm abgezogen. Das kann auch passieren, nachdem das Programm die Stunden bereits genehmigt oder sogar ausgezahlt hat.
Welche Gehaltsabrechnung darf ich zur Berechnung des Stundensatzes verwenden, wenn ein/e Mitarbeiter/in mitten im Monat im Projekt beginnt?
Wenn jemand mitten im Monat mit der Arbeit an Ihrem Projekt beginnt, verwenden Sie nicht die Gehaltsabrechnung für diesen Monat. Warten Sie stattdessen, bis Sie eine Gehaltsabrechnung für den ersten vollständigen Kalendermonat haben, in dem die Person tatsächlich am Projekt arbeitet. Verwenden Sie das Bruttogehalt aus diesem vollständigen Monat zur Festlegung des Stundensatzes.
Zusammengefasst:
- Überspringen Sie die Gehaltsabrechnung für den halben Monat.
- Verwenden Sie die Gehaltsabrechnung des ersten vollen Monats, in dem die Person am Projekt arbeitet.
Dieser Stundensatz gilt dann für die gesamte Zeit, in der der Mitarbeitende am Projekt tätig ist.
Können Lohnkosten für Personen geltend gemacht werden, die nicht bei einem der Projektpartner beschäftigt sind?
Auf Programmebene gilt grundsätzlich, dass Personalkosten nur für Personen geltend gemacht werden können, die direkt beim Projektpartner beschäftigt sind. Auf Grundlage der Gehaltsabrechnung wird ein Stundensatz festgelegt, der als Basis für die Berechnung der förderfähigen Kosten im Rahmen des Projekts dient.
Die einzige Ausnahme von dieser allgemeinen Regel bildet die Entsendung von Arbeitnehmenden. Die Lohnkosten für Personal, das von einem Dritten an einen Begünstigten entsendet wird, um Projektaktivitäten durchzuführen, sind in gleicher Weise förderfähig wie die Lohnkosten regulär beim Projektpartner beschäftigter Personen – vorausgesetzt, der Projektpartner trägt die Lohnkosten im Rahmen der non-profit Überlassung von Arbeitskräften selbst.
Das bedeutet, dass die Lohnkosten für Personal, das von einem Dritten an eine Partnerorganisation zur Durchführung von Projektaktivitäten entsandt wird, förderfähig sind, sofern der Partner der dritten Partei ausschließlich die tatsächlich entstandenen Lohnkosten ohne Gewinnaufschlag erstattet. Der Projektpartner muss die Vergütung daher auf die tatsächlichen Kosten des ursprünglichen Arbeitgebers beschränken.
Die Entsendung ist durch folgende Unterlagen nachzuweisen:
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einen Vertrag zur Entsendung,
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der den Namen der entsandten Person bennent;
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in welchem die dem Mitarbeitenden übertragenen Aufgaben (einschließlich Beginn und Ende der Entsendung) klar umrissen sind und diese Aufgaben die Tätigkeiten des Interreg-Projekts angemessen abdecken;
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der die finanzielle Entschädigung des Projektpartners an den rechtlichen Arbeitgeber (Betrag pro Stunde) bennent;
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die von der dritten Partei ausgestellte Gehaltsabrechnung.
Bei der Ermittlung der geltend gemachten Kosten für entsandtes Personal ist die im Kostenkatalog beschriebene Methode zur Berechnung des Stundensatzes anzuwenden. Der Stundensatz wird dabei aus der Gehaltsabrechnung des ursprünglichen Arbeitgebers der entsandten Person abgeleitet.
In jedem Berichtszeitraum muss der Projektpartner folgende Nachweise erbringen:
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entsprechende Stundenzettel;
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Zahlungsnachweise (z. B. Rechnungen), die an den rechtlichen Arbeitgeber geleistet wurden.
Die Entsendung muss tatsächlich erfolgen und allen relevanten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Alle Kosten, die für eine Person geltend gemacht werden, die weder direkt beschäftigt noch im Rahmen einer gültigen rechtlichen Vereinbarung entsandt wurde, sind unter „externe Fachkenntnisse und Dienstleistungen“ abzurechnen.
Zusammenfassung:
Die Lohnkosten für Mitarbeitende, die von einem Dritten an eine Partnerorganisation zur Durchführung von Projektaktivitäten entsandt werden, sind förderfähig und sollten nach derselben Methode berechnet werden wie jene regulär angestellter Personen – vorausgesetzt, der Projektpartner kann nachweisen, dass die Entsendung ohne Gewinnabsicht erfolgt. Die Entsendung darf keinesfalls dazu dienen, die Vorschriften des öffentlichen Beschaffungswesens zu umgehen.
