Wie berechne ich den Stundensatz für Gehälter in Interreg-Projekten? 

Zunächst sind Sie (der Begünstigte) dafür verantwortlich, den Stundensatz mithilfe der Tabellen im Kostenkatalog zu berechnen. So gehen Sie vor: Nehmen Sie das Vollzeitgehalt (auch FTE-Gehalt genannt) des Mitarbeitenden von der Gehaltsabrechnung für den ersten vollständigen Kalendermonat, in dem er am Projekt arbeitet.

Vergewissern Sie sich, dass Sie nur das Grundbruttogehalt einbeziehen. Gibt es eine feste Zulage (wie eine Positionszulage) und ist diese in offiziellen Dokumenten (wie einem Vertrag oder einer Gehaltsübersicht) als fester Bestandteil des Gehalts bestätigt, dann zählt diese auch dazu.

Jedoch dürfen Sie keine zusätzlichen Zahlungen erfassen wie Boni, Überstundenvergütungen oder anderweitig besteuerte Zahlungen – diese sind nicht zulässig. Nur die Gehaltsbestandteile, die wie reguläres Gehalt versteuert werden, dürfen berücksichtigt werden.

Sobald Sie den Stundensatz mit Hilfe des Kostenkatalogs berechnet haben, deklarieren Sie diesen und multiplizieren ihn mit der Anzahl der im Projekt geleisteten Stunden, wenn Sie Ihren Partnerbericht einreichen. Vergessen Sie nicht, bei Ihrem ersten Partnerbericht die verwendete Gehaltsabrechnung beizufügen! Wir prüfen die angegebenen Details und melden uns gegebenenfalls bei Ihnen, falls weitere Informationen erforderlich sind oder wir einen Rechenfehler vermuten.

Der einmal ermittelte Stundensatz gilt für den gesamten Projektzeitraum.

Wie viele Stunden Personalkosten können wir pro Jahr abrechnen?

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter Vollzeit arbeitet, können Sie bis zu 1.720 Stunden pro Kalenderjahr für diese Person geltend machen. Wenn jemand Teilzeit arbeitet oder nur einen Teil des Jahres im Projekt arbeitet, ist die maximale Stundenzahl geringer. Zum Beispiel: Mit einem 50 %-Vertrag können Sie bis zu 860 Stunden pro Jahr geltend machen (50 % von 1.720). Wenn jemand nur von September bis Dezember arbeitet, können Sie bis zu 4/12 ihres oder seines jährlichen Maximums geltend machen. Beide Regeln gelten zusammen, wenn jemand Teilzeit arbeitet und nur ein paar Monate im Projekt tätig ist.

Diese maximale Stundenzahl gilt für jede einzelne Person, nicht für jedes Projekt. Wenn jemand in mehreren von der EU finanzierten Projekten arbeitet, müssen Sie alle Stunden zusammenzählen. Die Gesamtzahl darf das jährliche Maximum pro Person nicht überschreiten.

Es ist möglich, in arbeitsreichen Monaten mehr Stunden und in ruhigeren Monaten weniger Stunden abzurechnen. Das ist erlaubt, solange Sie nicht mehr als das maximale Stundenkontingent pro Jahr geltend machen.

Bitte beachten Sie: Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter während des Jahres den Beschäftigungsgrad ändert, müssen Sie Ihren Projektmanager bei Interreg Maas-Rhein informieren. Das ist wichtig, da sich dadurch das jährliche Stundenmaximum ändert.

Wenn ein Projekt am Ende zu viele Stunden abrechnet, werden die überzähligen Stunden vom Programm abgezogen. Das kann auch passieren, nachdem das Programm die Stunden bereits genehmigt oder sogar ausgezahlt hat.

Welche Gehaltsabrechnung darf ich zur Berechnung des Stundensatzes verwenden, wenn ein/e Mitarbeiter/in mitten im Monat im Projekt beginnt?

Wenn jemand mitten im Monat mit der Arbeit an Ihrem Projekt beginnt, verwenden Sie nicht die Gehaltsabrechnung für diesen Monat. Warten Sie stattdessen, bis Sie eine Gehaltsabrechnung für den ersten vollständigen Kalendermonat haben, in dem die Person tatsächlich am Projekt arbeitet. Verwenden Sie das Bruttogehalt aus diesem vollständigen Monat zur Festlegung des Stundensatzes.

Zusammengefasst:

1. Überspringen Sie die Gehaltsabrechnung für den halben Monat.
2. Verwenden Sie die Gehaltsabrechnung des ersten vollen Monats, in dem die Person am Projekt arbeitet.

Dieser Stundensatz gilt dann für die gesamte Zeit, in der der Mitarbeitende am Projekt tätig ist.

Können Lohnkosten für Personen geltend gemacht werden, die nicht bei einem der Projektpartner beschäftigt sind?

Auf Programmebene gilt grundsätzlich, dass Personalkosten nur für Personen geltend gemacht werden können, die direkt beim Projektpartner beschäftigt sind. Auf Grundlage der Gehaltsabrechnung wird ein Stundensatz festgelegt, der als Basis für die Berechnung der förderfähigen Kosten im Rahmen des Projekts dient.

Die einzige Ausnahme von dieser allgemeinen Regel bildet die Entsendung von Arbeitnehmenden. Die Lohnkosten für Personal, das von einem Dritten an einen Begünstigten entsendet wird, um Projektaktivitäten durchzuführen, sind in gleicher Weise förderfähig wie die Lohnkosten regulär beim Projektpartner beschäftigter Personen – vorausgesetzt, der Projektpartner trägt die Lohnkosten im Rahmen der non-profit Überlassung von Arbeitskräften selbst.

Das bedeutet, dass die Lohnkosten für Personal, das von einem Dritten an eine Partnerorganisation zur Durchführung von Projektaktivitäten entsandt wird, förderfähig sind, sofern der Partner der dritten Partei ausschließlich die tatsächlich entstandenen Lohnkosten ohne Gewinnaufschlag erstattet. Der Projektpartner muss die Vergütung daher auf die tatsächlichen Kosten des ursprünglichen Arbeitgebers beschränken.

Die Entsendung ist durch folgende Unterlagen nachzuweisen:

1. einen Vertrag zur Entsendung, 

   • der den Namen der entsandten Person bennent;

   • in welchem die dem Mitarbeitenden übertragenen Aufgaben (einschließlich Beginn und Ende der Entsendung) klar umrissen sind und diese Aufgaben die Tätigkeiten des Interreg-Projekts angemessen abdecken;

   • der die finanzielle Entschädigung des Projektpartners an den rechtlichen Arbeitgeber (Betrag pro Stunde) bennent;

2. die von der dritten Partei ausgestellte Gehaltsabrechnung.

Bei der Ermittlung der geltend gemachten Kosten für entsandtes Personal ist die im Kostenkatalog beschriebene Methode zur Berechnung des Stundensatzes anzuwenden. Der Stundensatz wird dabei aus der Gehaltsabrechnung des ursprünglichen Arbeitgebers der entsandten Person abgeleitet.

In jedem Berichtszeitraum muss der Projektpartner folgende Nachweise erbringen:

1. entsprechende Stundenzettel;

2. Zahlungsnachweise (z. B. Rechnungen), die an den rechtlichen Arbeitgeber geleistet wurden.

Die Entsendung muss tatsächlich erfolgen und allen relevanten gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Alle Kosten, die für eine Person geltend gemacht werden, die weder direkt beschäftigt noch im Rahmen einer gültigen rechtlichen Vereinbarung entsandt wurde, sind unter „externe Fachkenntnisse und Dienstleistungen“ abzurechnen.

Zusammenfassung:

Die Lohnkosten für Mitarbeitende, die von einem Dritten an eine Partnerorganisation zur Durchführung von Projektaktivitäten entsandt werden, sind förderfähig und sollten nach derselben Methode berechnet werden wie jene regulär angestellter Personen – vorausgesetzt, der Projektpartner kann nachweisen, dass die Entsendung ohne Gewinnabsicht erfolgt. Die Entsendung darf keinesfalls dazu dienen, die Vorschriften des öffentlichen Beschaffungswesens zu umgehen.

Kann ich die Mehrwertsteuer (MwSt.) auf externe Kosten als Projektausgaben geltend machen?

Die Mehrwertsteuer auf externe Kosten kann in die Projektkosten einbezogen werden, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

1. Die Gesamtkosten des Projekts (einschließlich Mehrwertsteuer) betragen weniger als 5 Millionen Euro.
2. Die Gesamtkosten des Projekts (einschließlich Mehrwertsteuer) betragen 5 Millionen Euro oder mehr und die Mehrwertsteuer kann nach nationalem Recht nicht zurückerstattet werden.

Wenn Sie jedoch als Partner unter die AGVO-Regelung (Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung) fallen und Anspruch auf Erstattung der Mehrwertsteuer durch Ihre nationale Regierung oder andere Quellen haben, können Sie diese Mehrwertsteuer nicht als Projektkosten geltend machen. Mit anderen Worten: Wenn Ihre Organisation die Mehrwertsteuer über die Steuererklärung geltend machen kann, dürfen Sie sie nicht als Projektkosten geltend machen, selbst wenn die Gesamtprojektkosten weniger als 5 Millionen Euro betragen.

Fällt im Rahmen des Projekts bei innergemeinschaftlichen Lieferungen Mehrwertsteuer an?

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen wird keine Mehrwertsteuer erhoben, sondern es gilt das Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft). Das bedeutet, dass die Verantwortung für die Erklärung und Entrichtung der Mehrwertsteuer auf den Leistungsempfänger übergeht. Der Lieferant muss auf der Rechnung angeben, dass das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommt.

Die im Reverse-Charge-Verfahren berechnete Mehrwertsteuer ist unter denselben Bedingungen abzugsfähig wie die reguläre Mehrwertsteuer.
Da diese jedoch nicht gemeinsam mit der Rechnung gezahlt wird, muss ihre Abzugsfähigkeit durch folgende Nachweise belegt werden:

1. ein Verweis auf die Kostenposition der betreffenden Rechnung;
2. eine Kopie der Mehrwertsteuererklärung;
3. eine Kopie des Kontoauszugs, aus dem die Zahlung oder Erstattung der erklärten Mehrwertsteuer hervorgeht;
4. Buchhaltungsunterlagen, aus denen hervorgeht, dass die umgelegte Mehrwertsteuer für die entsprechenden Rechnungen verbucht und in der Mehrwertsteuererklärung ausgewiesen wurde.

Was bedeutet UBO? 

UBO steht für „Ultimate Beneficial Owner“ (wirtschaftlich Berechtigter). Das ist im Wesentlichen die Person (oder Personen), die tatsächlich Eigentümer Ihres Unternehmens/Ihrer Organisation ist oder die Kontrolle darüber ausübt.

Wo und wie muss ich den UBO melden? 

Nachdem Ihr Projekt genehmigt und vertraglich festgelegt wurde, öffnet sich im JEMS ein spezieller Abschnitt. Wenn Sie Projektpartner sind, müssen Sie dort Ihre UBO-Angaben eintragen. Während Ihres JEMS-Trainings werden Sie daran erinnert, und Sie können jederzeit das JEMS-Handbuch zu Rate ziehen.

Einige Organisationen haben keinen wirtschaftlich Berechtigten im rechtlichen Sinne – zum Beispiel die meisten öffentlichen oder staatlichen Stellen. Wenn Ihre Organisation nach den Vorschriften Ihres Landes oder Ihrer Region keinen UBO hat, können Sie diesen Teil in JEMS leer lassen. Beachten Sie jedoch: Öffentliche Stellen müssen manchmal dennoch ihre Geschäftsführer oder gesetzlichen Vertreter als UBO angeben, je nach EU- oder nationalen Vorschriften, beispielsweise zur Verhinderung von Geldwäsche.

Wenn Ihre Organisation einen UBO hat – weil es nach nationalem, regionalem oder EU-Recht vorgeschrieben ist – müssen Sie diesen im JEMS eintragen, bevor ein Vertrag unterzeichnet werden kann.

Auch für öffentliche Aufträge muss der UBO gemeldet werden, wenn der Vertragswert den EU-Schwellenwert übersteigt. Das gilt aber nur, wenn der Anbieter tatsächlich einen UBO hat!

Es liegt in Ihrer Verantwortung (als Projektpartner oder Anbieter), zu prüfen, ob Ihre Organisation gemäß den geltenden Rechtsvorschriften (insbesondere Artikel 3 Absatz 6 der Richtlinie 2015/849 sowie nationalen oder regionalen Bestimmungen) über einen UBO verfügt.

Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie am besten Ihr Rechtsteam oder prüfen Sie die Leitlinien Ihres Landes!

Wie kann ich die Unterstützung der EU in den sozialen Medien hervorheben? 

Die EU-Unterstützung kann in der Beschreibung des Social-Media-Kontos des Begünstigten an prominenter Stelle angezeigt werden. Die in Artikel 50 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2021/1060 genannten Informationen können in der Bio-/Profilbeschreibung angegeben werden, damit sie stets sichtbar sind. Posts, in denen regelmäßig über den aktuellen Stand von Aktivitäten und Ergebnissen informiert wird, könnten zudem persönliche Geschichten von realen Endnutzerinnen und Endnutzern des Projekts enthalten.

Wie lange bleibt ein Schild oder eine Tafel angebracht? 

Gemäß Artikel 50 Absatz 1 Buchstaben c und d der Verordnung (EU) 2021/1060 sind am Ort der Durchführung des Vorhabens von Beginn an dauerhafte Tafeln oder Schilder anzubringen.

Tafeln und Schilder müssen dauerhaft angebracht werden. 

Was ist Interreg?

Interreg ist ein dynamisches Finanzierungsprogramm der Europäischen Union, das strategisch darauf ausgerichtet ist, die Zusammenarbeit und Entwicklung zwischen verschiedenen Regionen in Europa zu fördern. Zugeschnitten auf die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen europäischen Grenzregionen ist Interreg mehr als nur eine Finanzierungsinitiative – es ist ein Katalysator für positive Veränderungen.

Im Kern zielt Interreg darauf ab, die wirtschaftlichen und sozialen Ungleichheiten zwischen den EU-Regionen zu verringern, den territorialen Zusammenhalt zu fördern und gleichzeitig eine ausgewogene und nachhaltige Entwicklung zu unterstützen.

Begleiten Sie uns auf dem Weg zu einem geeinten und blühenden Europa, in dem Zusammenarbeit und Entwicklung keine Grenzen kennen.

Welche Art von Interreg-Programmen gibt es? 

1. Grenzübergreifende Zusammenarbeit

Bei der Ausrichtung „Grenzübergreifende Zusammenarbeit“ im Rahmen von Interreg, bekannt als Interreg A, wird die Zusammenarbeit in Regionen auf beiden Seiten einer EU-Grenze unterstützt. Es gibt 60 grenzüberschreitende Interreg-Programme, eines davon ist das Interreg-Maas-Rhein-(NL-BE-DE)-Programm.

1. Transnationale Zusammenarbeit

Bei der transnationalen Zusammenarbeit im Rahmen von Interreg, bekannt als Interreg B, schließen sich Regionen aus mehreren EU-Ländern zu größeren Gebieten zusammen.

1. Interregionale Zusammenarbeit

Interreg umfasst vier interregionale Zusammenarbeitsprogramme, bekannt als Interreg C, die einen „paneuropäischen“ Geltungsbereich haben, der große geographische Gebiete abdeckt.

1. Gebiete in äußerster Randlage

Die Zusammenarbeitsprogramme für die Gebiete in äußerster Randlage, die Teil des Schwerpunkts D sind, ermöglichen eine wirksame und nahtlose Zusammenarbeit zwischen Europa und seinen Nachbarländern und -gebieten in diesen Regionen.

Für den Programmzeitraum 2021 bis 2027 hat Interreg seine strategische Vision verfeinert, um entscheidende Herausforderungen wie den Klimawandel, die digitale Transformation und die soziale Inklusion anzugehen. In ihrem entschlossenen Engagement für diese drängenden Themen hat die Europäische Union ein beträchtliches Budget von etwa 10 Milliarden Euro zur Unterstützung von Interreg-Initiativen bereitgestellt. Diese finanzielle Unterstützung wird dazu beitragen, die kohäsionspolitischen Prioritäten der Europäischen Union voranzubringen und ein geeintes und resilientes Europa zu fördern.

Welche zusätzlichen Verpflichtungen bestehen für die Vorhaben von strategischer Bedeutung?

Es sollte mindestens eine Veranstaltung oder Aktivität organisiert werden, bei der die EU-Förderung im Vordergrund steht. Wird nur eine solche Veranstaltung oder Aktivität organisiert, sollte es sich um eine Projektauftaktveranstaltung handeln. Die VB und die Europäische Kommission sollten rechtzeitig – z. B. mindestens drei Monate im Voraus – informiert werden, um an der Veranstaltung bzw. an der Aktivität teilnehmen zu können. Die Veranstaltung bzw. Aktivität sollte für Vertreterinnen und Vertreter der Medien zugänglich sein und mögliche Endnutzerinnen und Endnutzer sollten eingeladen werden, um sich über die neuen Ergebnisse informieren zu können. Zu diesen Aktivitäten könnte auch ein Tag der offenen Tür während der Durchführung des Projekts gehören.