Projekt- durchführung

Es ist an der Zeit, Ihr Projekt in die Umsetzungsphase zu bringen. Dieser Leitfaden richtet sich an alle Partner von Interreg-Maas-Rhein-Projekten und hilft Ihnen, Ihr Projekt nach der Vertragsunterzeichnung Schritt für Schritt umzusetzen.

Nachstehend finden Sie eine kurze Checkliste, mit der Sie sicherstellen können, dass Sie nach der Bewilligung Ihres Projekts alles im Griff haben:

Lesen Sie die Programmdokumente

• Sie haben das vollständige, vom Programm genehmigte Antragsformular sorgfältig gelesen
• Sie haben auch das Programmhandbuch gelesen (dieses wird in Juni 2024 veröffentlicht werden). 
• Natürlich verfügen Sie auch über das Bewilligungsschreiben
• Sie kennen die Einzelheiten der Projektpartnerschaftsvereinbarung
• Sie kennen auch alle anderen zusätzlichen Informationen, die Sie von Interreg Maas-Rhein (NL-BE-DE) erhalten haben

Lernen wir uns kennen

• Sie sind bereit, sich in das Abenteuer zu stürzen und haben einen Termin für das erste Projektpartnerschaftsmeeting festgelegt.
• Und der Spaß hört damit noch nicht auf. Sie haben auch den von Interreg Maas-Rhein (NL-BE-DE) veranstalteten Workshop in Ihrem Kalender notiert.

Vereinbarung über das Projektmanagement

• Zudem befinden Sie sich in Ihrem Konsortium auf der gleichen technologischen Wellenlänge und haben entschieden, welche IT-Tools Sie für die interne Kommunikation und Koordination einsetzen werden. Sie haben auch damit begonnen, eine solide Managementstruktur für strategische und alltägliche Entscheidungen aufzubauen.
• Auch die Managementaufgaben mussten verteilt werden. Sie haben Personen mit Aufgaben wie dem Projektmanagement, Kommunikationsmanagement und Finanzmanagement betraut.
• Für die Funktionen, für die Ihnen Leute fehlen, haben Sie bereits Stellenangebote veröffentlicht oder Sie werden sie so schnell wie möglich online stellen.

JEMS

• Alle Projektteilnehmenden haben sich auch vergewissert, dass sie über ein JEMS-Profil und ein Passwort verfügen, und sie sind bereit für die Aktion.
• Auf die Plätze, fertig, los! Sie haben eine Kontaktperson in den Abschnitt „Zusätzliche Informationen“ eingegeben und sind bereit, im JEMS-System durchzustarten.

Bleiben Sie in Kontakt

• Sie unterrichten den federführenden Partner, wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen. Er wird es zu schätzen wissen, wenn er rechtzeitig informiert wird!
• Bei Fragen oder Unklarheiten können Sie sich an Ihren vertrauten federführenden Partner wenden! Er verfügt über das Wissen, um Ihre Fragen zu beantworten .... Und psst, federführende Partner: Sollten Sie sich immer noch den Kopf über die Fragen Ihrer Partner zerbrechen, können Sie das Interreg Maas-Rhein (NL-BE-DE) Team konsultieren!

Als federführender Partner

• Als federführender Partner müssen Sie Interreg Maas-Rhein (NL-BE-DE) Ihre gesamte Bankverbindung mitteilen. Das ist ganz einfach: Geben Sie sie einfach in den Zusatzteil von JEMS ein.

Im Folgenden finden Sie einige Hinweise darauf, was Sie während des gesamten Projektlebenszyklus beachten sollten, damit Ihr Projekt ein voller Erfolg wird.

Projektkommunikation

• Sie müssen auch die Projektseite und die Verbreitungsaktivitäten entsprechend den Publizitätsanforderungen einrichten (siehe unten).

Berichterstattung

• Sind Sie bereit, den Inhalt und die Finanzen Ihres Projekts ins Rampenlicht zu rücken? Ganz richtig! Alle sechs Monate müssen Sie einen Bericht vorlegen, der genau das tut. Machen Sie sich also bereit zu glänzen.

Auszahlung an den Begünstigten

• 80 Tage nach Vorlage des Projektberichts können Sie mit der Auszahlung für die Projektaktivitäten rechnen.

Informeller Austausch

• Sprechen Sie uns an, denn wir hören gerne von Ihnen! Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem zuständigen Projektmanager von Interreg Maas-Rhein (NL-BE-DE) in Verbindung bleiben.

Überwachungsausschuss

• Als federführender Partner freuen Sie sich darauf, wichtige Informationen aus dem Programm mit dem gesamten Konsortium zu teilen! Dazu planen Sie jährliche Treffen des Konsortiums unter Beteiligung der VB/des GS und der Programmpartner!

Überprüfung vor Ort

• Machen Sie sich bereit für einen Besuch unserer Expertinnen und Experten für Projektüberprüfung von der VB und dem GS! Sie werden all ihre fantastischen Arbeiten sehen wollen.

Abschlussbericht

• Gegen Ende Ihres Projekts müssen Sie sich auf die stilvolle und souveräne Beendigung des Projekts vorbereiten. Als Sahnehäubchen belegen der Abschlussbericht und die Zahlungsaufforderung den Erfolg Ihres Projekts.

Abschlussschreiben

• Sobald Sie denken, dass das Projekt abgeschlossen ist, erhalten Sie das Projektabschlussschreiben mit der endgültigen Festlegung des Zuschusses!

Genauere Informationen über das Berichterstattungsverfahren werden im Juni 2024 folgen.

Wenn es darum geht, an Ihrem Projekt etwas zu verändern, gibt es zwei Kategorien: kleine Änderungen und große Überarbeitungen.

Sie können kleine Änderungen an Ihrem Projekt vornehmen, ohne hierfür um Erlaubnis zu fragen. Beispielsweise können Sie geringfügige Änderungen an Kostenkategorien vornehmen, solgange diese 25 % des ursprünglichen Budgets nicht überschreiten. Vergessen Sie aber nicht, Ihren Projektbeauftragten eine kurze Nachricht zu schicken, um sie auf dem Laufenden zu halten - wir möchten nämlich lieber keine Überraschungen erleben! Bitte denken Sie auch daran, dass sich mehrere kleine Änderungen zu einer großen Überarbeitung des Projekts summieren können.

Wenn Sie größere Änderungen vornehmen möchten, z. B. eine Anpassung des Budgets um mehr als 25 % oder eine Änderung des Projektinhalts oder der Partnerschaft, müssen Sie zuvor grünes Licht vom Programm erhalten. Ziehen Sie unbedingt auch Ihre Projektbeauftragten hinzu, die Ihnen alle Details erklären werden.

Denken Sie daran, dass größere Änderungen nur einmal im Jahr vorgenommen werden können und es einige Wochen dauern kann, bis Sie grünes Licht erhalten. Vergessen Sie auch nicht, die Projektbeauftragten des Programms über alle großen und kleinen Änderungen zu informieren - sie werden Ihnen helfen, das Projekt erfolgreich zu führen und sind gerne für Sie da. Wenn Sie weitere Details zum Thema Projektänderungen wissen möchten, können Sie sich das Programmhandbuch durchlesen!

Wir sind uns alle einig, dass Sie und ihre Projektpartner mit Hilfe der EU-Finanzierung Großartiges leisten. Sorgen wir also dafür, dass alle davon erfahren!

Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer Interreg-Maas-Rhein-(NL-BE-DE)-Projekte. Sie informiert nicht nur die Öffentlichkeit über Ihre unglaubliche Arbeit, sondern hilft Ihnen auch, Ihre Projektziele zu erreichen.

Aber keine Sorge, Sie sind nicht allein – das Programm Interreg Maas-Rhein (NL-BE-DE) ist da, um Sie zu unterstützen! Wir bieten ein Kommunikationshandbuch mit Tipps und Tricks sowie Vorlagen und eine spezielle Unterseite zum Projekt auf unserer Website.

Denken Sie bitte daran, Ressourcen für die Kommunikation bereitzustellen und stets auf dem Laufenden zu bleiben, was das Ausfüllen der Vorlagen und die Aktualisierung der Website betrifft. Lassen Sie uns dafür sorgen, dass die ganze Welt von Ihrer großartigen Arbeit erfährt!

Beginnen Sie damit, alle Anforderungen in dieser Checkliste abzuhaken.

• Sie haben die Projektbeschreibung auf Ihrer Projektwebsite ausgefüllt.
• Sie und alle anderen Projektpartner haben zudem eine Beschreibung des Projekts auf den Websites ihrer Organisationen veröffentlicht. Sie alle sind besonders stolz darauf, wie gut sie die Unterstützung der EU und die regionale Unterstützung dort herausgestellt haben.
• Auch die Projektbeschreibungen auf Ihren Social-Media-Kanälen können sich sehen lassen.
• Sie verwenden den Hinweis auf die Kofinanzierung auf all Ihren Kommunikationsmaterialien.
• Die Plakate in Ihren Organisationen ziehen die ganze Aufmerksamkeit auf sich. Und das war ein Kinderspiel, Sie mussten einfach nur die Vorlage ausfüllen!
• Sie wissen, wie die Finanzkorrektur abläuft, falls Sie etwas übersehen sollten – was Sie natürlich nicht werden.

Besondere Fälle:

• Sollten die Gesamtkosten Ihres Projekts 500.000,- Euro übersteigen, bringen Sie die schönste Tafel an.
• Wenn Sie an einer Operation von strategischer Bedeutung arbeiten, wissen Sie, wie man eine Party – oder Veranstaltungen – schmeißt.

Referenzdokumente

Bitte prüfen Sie auch die rechtlichen Anforderungen in den Verordnungen und die spezifischen Anforderungen in Ihrem Bewilligungsschreiben und dem Programmhandbuch. Außerdem finden Sie unten weitere Ressourcen. Und sollten Sie jemals Zweifel oder Fragen zu Ihrer Kommunikation haben, zögern Sie bitte nicht, sich an uns zu wenden. Wir sind für Sie da!

• Verordnung (EU) Nr. 2021/1060 mit gemeinsamen Bestimmungen
  Dies ist das einheitliche Regelwerk für EU-Mittel, die gemeinsam mit den Mitgliedstaaten und Regionen vergeben werden. Wir empfehlen den federführenden Partnern die Lektüre von Kapitel III Artikel 50 (über die Zuständigkeiten der Begünstigten). Bitte beachten Sie auch Kapitel III Artikel 47 sowie Anhang IX. In diesen Teilen wird die korrekte Verwendung des Emblems der EU erklärt. 

• Tipps und Tricks von der Europäischen Kommission