Mise en œuvre de projets

Il est temps de passer à la phase de mise en œuvre de votre projet. Ce guide étape par étape est destiné à tous les partenaires des projets Interreg Meuse-Rhin afin de les aider à mettre en œuvre leur projet une fois qu'il a été approuvé.

Vous trouverez ci-dessous une brève check-list que vous pouvez utiliser pour vous assurer que tout est en ordre après l'approbation de votre projet :

Lire les documents du programme

• Vous avez lu attentivement le formulaire de candidature complet approuvé par le programme.
• Vous avez également lu le manuel du programme (date de publication juin 2024). 
• Bien entendu, vous connaissez également la lettre de subvention.
• Vous connaissez les tenants et les aboutissants de l'accord de partenariat de projet.
• Vous avez également assimilé toutes les autres informations complémentaires que vous avez reçues d'Interreg Meuse-Rhin (NL-BE-DE) !

Rencontrons-nous

• Vous êtes prêt à plonger dans le monde merveilleux des réunions de partenariat de projet et vous avez fixé une date pour la première.
• Et ce n’est pas tout. Vous avez également ajouté à votre agenda l'atelier donné par Interreg Meuse-Rhin (NL-BE-DE).

Convenir de la gestion du projet

• Vous vous êtes également accordé sur la technologie au sein de votre consortium et avez décidé des outils informatiques que vous adopterez pour notre communication et notre coordination internes. Vous avez également commencé à mettre en place une structure de gestion solide pour les décisions stratégiques et quotidiennes.
• Il est également temps de répartir les tâches de gestion ! Vous avez attribué des tâches de gestion, telles que la gestion de projets, la gestion de la communication, la gestion financière, etc. à différentes personnes.
• Pour les fonctions pour lesquelles vous manquez de personnel, vous avez déjà publié des offres d'emploi ou vous vous assurez de les mettre en ligne dès que possible !

JEMS

• Tous les participants au projet se sont également assurés qu'ils disposaient d'un profil JEMS et que le mot de passe était défini et chargé.
• À vos marques, prêt, partez ! Vous avez indiqué une personne de contact dans la section des informations complémentaires et vous êtes paré pour vos aventures dans le système JEMS.

Rester en contact

• Vous ne devez pas laisser le Chef de file dans l'ignorance si vous rencontrez des difficultés. Il sera heureux d'être informé à temps !
• Si vous avez des questions ou si vous êtes totalement déconcerté, vous pouvez en parler à votre Chef de file de confiance ! Il a les connaissances nécessaires pour traiter les questions... Et psst, les Chefs de file. Si vous êtes décontenancés face aux questions de vos partenaires, vous pouvez consulter le programme Interreg Meuse-Rhin (NL-BE-DE) !

En tant que Chef de file

• En tant que Chef de file, vous devrez communiquer à Interreg Meuse-Rhin (NL-BE-DE) toutes vos coordonnées bancaires. Rien de plus facile ! Il suffit de les indiquer dans la section des informations supplémentaires de JEMS.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils sur ce qu'il faut garder à l'esprit tout au long du cycle de vie du projet, qui peuvent vous aider à faire de votre projet une réussite totale !

Communication de projets

• Vous devez également mettre en place la page du projet et les activités de diffusion conformément aux exigences en matière de publicité (voir ci-dessous)

Rapports

• Prêt à mettre en lumière le contenu et les performances financières de votre projet ? Hé oui ! Tous les six mois, vous devrez soumettre un rapport à cet effet. Préparez-vous donc à briller.

Paiement au bénéficiaire

• Vous devriez recevoir un nouveau financement pour les activités du projet 80 jours après la soumission du rapport de projet.

Échanges informels

• Ne vous faites pas oublier, nous sommes ravis d'avoir de vos nouvelles ! Veillez donc à rester en contact avec votre gestionnaire de projet désigné par Interreg Meuse-Rhin (NL-BE-DE).

Comité de supervision

• En tant que Chef de file, vous êtes impatient de partager les informations importantes du programme avec l'ensemble du consortium ! Pour cela, vous planifierez les réunions annuelles du consortium avec la participation de l’AG/du SC et des partenaires du programme !

Contrôle sur place

• Préparez-vous à recevoir la visite de nos experts en vérification de projets de l'Autorité de gestion et du Secrétariat conjoint ! Ils voudront voir toutes les choses extraordinaires sur lesquelles vous avez travaillé.

Rapport final

• Vers la fin de votre projet, vous devrez vous préparer à tirer votre révérence avec style et élégance. Votre rapport final et votre demande de paiement seront la cerise sur le gâteau, prouvant le succès de votre projet.

Lettre de clôture

• Au moment où vous pensez que le projet est terminé, vous recevrez la lettre de clôture du projet, y compris la détermination finale de la subvention !

Des informations plus spécifiques sur le processus de rapport seront disponibles prochainement.

Lorsqu'il s'agit de modifier votre projet, nous avons deux catégories : les petites modifications et les grandes modifications.

Vous pouvez apporter de petites modifications à votre projet sans demander d'autorisation, à condition qu'elles ne dépassent pas 25 % du budget. Mais n'oubliez pas d'envoyer un petit message à vos chefs de projet pour les tenir au courant - nous ne voulons pas de surprises ! N'oubliez pas non plus que plusieurs petits changements peuvent s'accumuler pour devenir un changement majeur.

Si vous voulez faire des changements importants, par exemple ajuster le budget de plus de 25 % ou modifier le contenu du projet ou le partenariat, vous devez obtenir le feu vert du programme. N'oubliez pas de faire appel à votre chef de projet, qui vous guidera dans les moindres détails.

Gardez à l'esprit que les changements majeurs ne peuvent avoir lieu qu'une fois par an et qu'il vous faudra peut-être quelques semaines pour obtenir le feu vert. N'oubliez pas non plus de tenir les chefs de projet du programme informés de tout changement, petit ou grand - ils sont là pour vous aider à réussir. Consultez le manuel du programme pour en savoir plus !

Nous sommes tous d'accord pour dire que ce que vous et vos partenaires de projet réalisez avec l'aide du financement de l'UE est formidable. Alors, crions-le au monde entier !

La communication joue un rôle essentiel dans la réussite de vos projets Interreg Meuse-Rhin (NL-BE-DE). Elle permet non seulement d'informer le public de votre incroyable travail, mais aussi d'atteindre les objectifs de votre projet.

Mais ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seuls puisque le programme Interreg Meuse-Rhin (NL-BE-DE) est là pour vous soutenir ! Nous fournissons un manuel de communication, avec des conseils et des astuces, ainsi que des modèles et une sous-page consacrée aux projets sur notre site Web. N'oubliez pas d'allouer des ressources à la communication et de continuer à remplir les modèles et à mettre à jour le site Web. Faisons en sorte que le monde entier connaisse votre travail extraordinaire !

Commencez par cocher toutes les exigences de cette check-list.

• Vous avez rempli la description du projet sur le site Web de votre projet.
• Vous et tous les autres partenaires du projet avez également mis en ligne une description du projet sur le site Web de leur organisation. Vous êtes tous particulièrement fiers de la manière dont ils ont mis en évidence le soutien de l'UE et des régions.
• La description du projet sur vos canaux de réseaux sociaux n'est pas si mal non plus !
• Waouw, vous utilisez la déclaration de cofinancement sur tous vos supports de communication.
• Les affiches de vos organisations retiennent toute l'attention. Et c'était un jeu d’enfant, vous avez simplement rempli le modèle !
• Vous êtes au courant des corrections financières à apporter au cas où vous oublieriez quelque chose. Mais bien sûr, vous ne le ferez pas.

Cas particuliers :

• Si le coût total des opérations de votre projet dépasse 500 000 euros, vous apposerez la plus belle plaque.
• Si vous travaillez sur une opération de portée stratégique, l’organisation de fêtes n’a plus de secrets pour vous. Celle des évènements non plus.

Documents de référence

Veuillez également consulter les exigences légales des règlements et les exigences spécifiques de votre lettre de subvention. Vous trouverez également des ressources supplémentaires ci-dessous. Et si vous avez des doutes ou des questions sur votre communication, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider !

• Règlement portant dispositions communes (Règlement 2021/1060)
  Il s'agit du règlement unique portant sur les fonds de l'UE qui sont distribués conjointement avec les États membres et les régions. Nous recommandons aux Chefs de file de lire l'Article 50 (sur les responsabilités des bénéficiaires) du Chapitre III. Veuillez également consulter l'Article 47 du Chapitre III ainsi que l'Annexe IX. Ces sections expliquent l'utilisation correcte de l'emblème de l'UE. 

• Conseils et astuces de la Commission européenne