Comment calculer le taux horaire pour les salaires ?

Tout d’abord, c’est à vous (le bénéficiaire) de calculer le taux horaire à l’aide des tableaux du catalogue des dépenses. Voici comment procéder : prenez le salaire à temps plein de l’employé (appelé aussi salaire ETP) figurant sur la fiche de paie du premier mois civil complet où la personne travaille sur le projet.

Assurez-vous d’inclure uniquement le salaire brut de base. S’il existe une indemnité fixe (par exemple une indemnité de fonction) et qu’elle est mentionnée dans des documents officiels (contrat ou grille salariale), elle fait également toujours partie de la rémunération.

N’incluez cependant aucun supplément, tel que les primes, les heures supplémentaires ou les paiements imposés différemment du salaire régulier – ceux-ci ne sont pas éligibles. Seules les parties du salaire imposées comme un salaire normal peuvent être utilisées.

Une fois le taux horaire calculé à l’aide du catalogue des coûts, déclarez-le et multipliez-le par le nombre d’heures travaillées sur le projet au moment de votre rapport. N’oubliez pas d’inclure la fiche de paie utilisée pour ce calcul dans votre tout premier rapport ! Nous vérifierons les informations fournies et vous contacterons si besoin (plus d’informations nécessaires ou une erreur détectée dans le calcul).

Le taux horaire, une fois déterminé, est applicable pendant toute la durée du projet.

Combien d’heures de coûts du personnel pouvons-nous déclarer par an ?

Si un employé travaille à temps plein, vous pouvez déclarer jusqu’à 1 720 heures pour cette personne par année civile. Si quelqu’un travaille à temps partiel ou seulement une partie de l’année sur le projet, le nombre maximal d’heures est inférieur. Par exemple, avec un contrat à 50 %, vous pouvez déclarer jusqu’à 860 heures par an (50 % de 1 720). Si quelqu’un travaille uniquement de septembre à décembre, vous pouvez déclarer jusqu’à 4/12 de son maximum annuel. Les deux règles s’appliquent ensemble si une personne est à temps partiel et ne travaille sur le projet que quelques mois.

Ce maximum d’heures s’applique à chaque personne, et non à chaque projet. Si quelqu’un travaille sur plusieurs projets financés par l’Europe, vous devez additionner toutes les heures. Le total ne peut pas dépasser le maximum annuel par personne.

Il est possible de déclarer plus d’heures pendant les mois chargés et moins pendant les mois calmes. Ceci est autorisé tant que vous ne dépassez pas le nombre maximal d’heures par an.

Veuillez noter : Si un employé change son pourcentage de temps de travail pendant l’année, vous devrez en informer le manager projet Interreg Meuse-Rhine. C’est important, car cela modifie le maximum annuel d’heures.

Si un projet déclare trop d’heures, le programme déduira les heures supplémentaires. Cela peut aussi arriver après que le programme a approuvé ou même payé les heures.

Quelle fiche de paie dois-je utiliser pour calculer le taux horaire si un employé rejoint le projet en milieu de mois ?

Si une personne commence à travailler sur votre projet en cours de mois, n’utilisez pas la fiche de paie de ce mois-là. Attendez plutôt d’avoir la fiche de paie du premier mois civil complet pendant lequel elle travaille effectivement sur le projet. Utilisez alors le salaire brut de ce mois complet pour calculer son taux horaire.

En résumé :

1. Ignorez la fiche de paie du demi-mois.
2. Utilisez la fiche de paie du premier mois complet où la personne travaille sur le projet.

Ce taux horaire, une fois déterminé, s’applique pendant toute la période où l’employé travaille sur le projet.

Les projets peuvent-ils inclure, dans les rapports de projet, les coûts salariaux de personnes ne travaillant pour aucun des partenaires du projet ?

La règle générale au niveau du programme est que les frais de personnel ne peuvent être réclamés que pour les personnes directement employées par le partenaire du projet.
Un taux horaire est déterminé sur la base de la fiche de paie, qui sert de base au calcul des coûts éligibles dans le cadre du projet.

La seule exception à cette règle générale concerne le personnel détaché.
Les coûts salariaux du personnel détaché par un tiers auprès d’un bénéficiaire pour mener à bien les activités du projet sont éligibles au même titre que ceux du personnel régulier, à condition que le partenaire du projet couvre lui-même les coûts salariaux sans réaliser de profit.
Cela signifie que les coûts salariaux du personnel détaché par un tiers auprès d’une organisation partenaire pour mettre en œuvre les activités du projet sont éligibles, à condition que le partenaire ne verse à ce tiers que les coûts salariaux réels encourus, sans aucune marge bénéficiaire.
Le partenaire du projet doit donc limiter toute compensation aux coûts réels supportés par l’employeur d’origine.

Le détachement doit donc être justifié par :

1. un contrat de détachement
2. mentionnant le nom de la personne détachée ;
3. décrivant clairement les tâches assignées à l’employé (y compris les dates de début et de fin), lesquelles doivent correspondre de manière raisonnable aux activités du projet Interreg ;
4. et indiquant la compensation financière versée par le partenaire du projet à l’employeur légal (montant par heure).

La fiche de paie délivrée par le tiers doit servir de référence pour le calcul du taux horaire.
La méthode de calcul du taux horaire indiquée dans le catalogue des coûts doit être appliquée pour déterminer le coût déclaré pour le personnel détaché. Cela signifie que le taux horaire est dérivé de la fiche de paie délivrée par l’employeur initial de la personne détachée.

Pour chaque période de déclaration, le partenaire du projet doit déclarer :

1. les feuilles de temps correspondantes ;
2. les factures payées à l’employeur légal.

Le détachement doit être réel et conforme à toutes les exigences légales applicables. Tout coût déclaré pour une personne qui n’est pas directement employée et qui n’est pas détachée dans le cadre d’un accord juridique valide doit être déclaré sous la rubrique « expertise et services externes ».

En résumé :

Les coûts salariaux du personnel détaché par un tiers auprès d’une organisation partenaire pour mener à bien des activités du projet sont éligibles et doivent être calculés selon la même méthode que celle appliquée au personnel régulier, à condition que le partenaire puisse démontrer que le détachement est effectué à titre non lucratif.
Les partenaires du projet ne peuvent en aucun cas utiliser le détachement pour contourner les dispositions relatives aux marchés publics.

Puis-je inclure la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) sur les coûts externes dans les dépenses de mon projet ?

La TVA sur les coûts externes peut être incluse dans les coûts du projet si l'une des conditions suivantes est remplie :

1. Le coût total du projet (TVA comprise) est inférieur à 5 millions d'euros.
2. Le coût total du projet (TVA comprise) est égal ou supérieur à 5 millions d'euros et la TVA ne peut être récupérée en vertu de la législation nationale.

Toutefois, si vous êtes un partenaire encadré sous un régime RGEC dans le cadre de votre projet (règlement général d'exemption par catégorie) et que vous avez le droit de récupérer la TVA auprès de votre gouvernement national ou d'autres sources, vous ne pouvez pas solliciter le remboursement de cette TVA en tant que dépense éligible du projet. En d'autres termes, si votre organisation peut récupérer la TVA par le biais des impôts, vous n'êtes pas autorisé à l'inclure dans les coûts du projet si vous êtes sous RGEC, même si le coût total du projet est inférieur à 5 millions d'euros.

La TVA est-elle applicable aux livraisons intracommunautaires dans le cadre du projet ?

Dans le cas des livraisons intracommunautaires, la TVA n’est pas facturée, mais soumise au mécanisme d’autoliquidation. Cela signifie que la responsabilité de déclarer et de payer la TVA incombe à l’acheteur. Le fournisseur doit indiquer l’application de l’autoliquidation sur la facture.

La TVA faisant l’objet d’une autoliquidation est déductible dans les mêmes conditions que la TVA normale.

Cependant, comme la TVA autoliquidée n’est pas payée en même temps que la facture, sa déductibilité doit être justifiée par les pièces justificatives suivantes :

1. une référence à la ligne de coût de la facture correspondante ;
2. une copie de la déclaration de TVA ;
3. une copie du relevé bancaire attestant le paiement ou le remboursement de la TVA déclarée ;
4. les documents comptables démontrant que la TVA autoliquidée est enregistrée pour les factures concernées et incluse dans la déclaration de TVA.

Que signifie UBO? 

UBO signifie « Ultimate Beneficial Owner » (bénéficiaire effectif). Il s’agit, en substance, de la ou des personnes qui possède(nt) ou contrôle(nt) effectivement votre organisation ou entreprise.

Où dois-je le déclarer?

Après l’approbation et la contractualisation de votre projet, une section spécifique sera ouverte dans JEMS. Si vous êtes partenaire de projet, vous devrez y renseigner les informations relatives à votre UBO. Un rappel vous sera fait lors de la formation JEMS, et vous pouvez toujours consulter le manuel JEMS pour obtenir de l’aide.

Certaines organisations n’ont pas véritablement de « bénéficiaire effectif » – c’est le cas, par exemple, de la plupart des organismes publics gouvernementaux. Si votre organisation n’a pas d’UBO selon la législation de votre pays ou région, vous pouvez laisser cette partie vide dans JEMS. Attention toutefois : dans certains cas, les organismes publics doivent quand même indiquer leurs administrateurs ou représentants principaux comme UBO, selon les règles européennes ou nationales, notamment en matière de lutte contre le blanchiment d’argent.

Si votre organisation a un UBO – conformément à la législation nationale, régionale ou européenne – il est obligatoire de l’indiquer dans JEMS avant toute contractualisation du projet.
La déclaration du bénéficiaire effectif est également requise pour les marchés publics si le montant du contrat dépasse le seuil européen ; ceci n’est applicable que si le fournisseur a effectivement un UBO !

Il vous incombe, en tant que partenaire de projet ou fournisseur, de vérifier si votre organisation a un UBO conformément à la législation (notamment l’article 3(6) de la Directive 2015/849 et toute règle nationale ou régionale applicable).

En cas de doute, il est toujours conseillé de consulter votre service juridique ou de vérifier les directives nationales !

Comment un bénéficiaire peut-il mentionner le soutien de l'UE sur les comptes de médias sociaux ?

Le soutien de l'UE peut être mis en évidence dans la description du compte de médias sociaux du bénéficiaire. Les informations mentionnées à l'Article 50, paragraphe 1, point a), du RDC peuvent être indiquées dans la description de la biographie ou du profil, de manière à être toujours visibles. Les messages utilisés pour donner des mises à jour régulières sur les activités et les résultats peuvent également présenter des histoires personnelles d'utilisateurs finaux réels du projet.

Quelle est la durée de vie d'un panneau d’affichage ou d'une plaque ?

Des plaques ou des panneaux d’affichage permanents doivent être placés sur le site de l'opération, dès le début de celle-ci, comme le prévoit l'Article 50, paragraphe 1, points c) et d), du RDC. 

Les plaques et les panneaux d'affichage doivent rester en place en permanence. 

En quoi consiste Interreg?

Interreg est un programme de financement dynamique de l'Union européenne, conçu stratégiquement pour favoriser la collaboration et le développement entre les différentes régions d'Europe. Adapté aux besoins spécifiques de chaque région frontalière européenne, Interreg est plus qu'une simple initiative de financement, c'est un catalyseur de changement positif.

Interreg vise essentiellement à réduire les disparités économiques et sociales entre les régions de l'UE, en favorisant la cohésion territoriale tout en défendant un développement équilibré et durable.

Embarquez avec nous dans ce voyage vers une Europe unie et prospère, où la collaboration ne connaît pas de frontières et où le développement ne connaît pas de limites.

Quels types de programmes Interreg existent? 

• Coopération transfrontalière

La coopération transfrontalière Interreg, souvent appelée Interreg A, soutient la collaboration dans les régions situées de part et d'autre d'une frontière de l'UE. Il existe 60 programmes Interreg transfrontaliers, dont le programme Interreg Meuse-Rhin (NL-BE-DE).

• Coopération transnationale

La coopération transnationale Interreg, connue sous le nom d'Interreg B, consiste en un rassemblement de régions de plusieurs pays de l'UE pour former des zones plus vastes.

• Coopération interrégionale

Interreg comprend quatre programmes de coopération interrégionale, connus sous le nom d'Interreg C, qui ont une portée paneuropéenne et couvrent des zones géographiques étendues.

• Régions ultrapériphériques

Les programmes de coopération pour les régions ultrapériphériques, qui font partie du volet D, permettent une coopération efficace et harmonieuse entre l'Europe et ses pays et territoires voisins dans ces régions.

Pour la période de programmation 2021-2027, Interreg a affiné sa vision stratégique pour relever des défis cruciaux, notamment le changement climatique, la transformation numérique et l'inclusion sociale. Résolument engagée dans ces questions urgentes, l'Union européenne a alloué un budget substantiel d'environ 10 milliards d'euros pour soutenir les initiatives Interreg. Ce soutien financier contribuera à faire avancer les priorités de la politique de cohésion de l'Union européenne, en favorisant une Europe unie et résiliente.

Quelles sont les obligations supplémentaires pour les projets de portée stratégique ?

Il convient d'organiser au moins un événement ou une activité où le soutien de l'UE est mis en évidence. Si une seule manifestation ou activité de ce type est organisée, l'idéal serait qu'il s'agisse de l'inauguration du projet. L'Autorité de gestion et la Commission doivent être informées en temps utile, au moins trois mois à l'avance par exemple, afin de leur donner la possibilité d'assister à la manifestation. La manifestation ou l'activité doit être accessible aux médias, et les éventuels utilisateurs finaux doivent être invités à jeter un premier coup d'œil aux nouvelles réalisations. En outre, ces activités peuvent inclure une journée portes ouvertes pendant la mise en œuvre du projet.