Hoe bereken ik het uurloon voor salarissen? 

Allereerst ben je (de begunstigde) zelf verantwoordelijk voor het berekenen van het uurtarief met behulp van de tabellen in de kostencatalogus. Dit doet je als volgt: neem het volledige (voltijd) salaris van de medewerker van de loonstrook van de eerste volledige kalendermaand waarin hij of zij aan het project werkt.

Zorg ervoor dat je alleen het bruto (basis)salaris meerekent. Indien er een vaste toelage is (zoals een functietoeslag) en deze in officiële documenten (zoals het contract of de salarisschaal) staat als vast onderdeel van het salaris, dan telt die ook mee.

Neem echter geen extra’s mee, zoals bonussen, overuren of uitbetalingen die anders belast worden dan regulier salaris – deze zijn niet toegestaan. Alleen die onderdelen van het salaris die als normaal salaris worden belast, mogen worden gebruikt.

Zodra je het uurtarief met behulp van de kostencatalogus hebt berekend, declareer je dit en vermenigvuldig je dit tarief met het aantal gewerkte uren aan het project in jouw rapportage. Vergeet niet de loonstrook die je voor deze berekening gebruikte, mee te sturen bij uw allereerste rapport! Wij controleren de door je aangeleverde gegevens en nemen contact op als er meer informatie nodig is of wanneer we denken dat er een fout in de berekening zit.

Het uurtarief dat je eenmaal hebt vastgesteld, geldt voor de gehele projectperiode.

Hoeveel uren personeelskosten kan ik per jaar declareren? 

Als een medewerker fulltime werkt, kun je tot 1.720 uren per kalenderjaar voor die persoon declareren. Als iemand parttime werkt of alleen een deel van het jaar aan het project werkt, is het maximale aantal uren lager. Bijvoorbeeld: met een contract/werktijdfactor van 50% kun je tot 860 uren per jaar declareren (50% van 1.720). Als iemand alleen van september tot december werkt, kun je tot 4/12 van het jaarlijkse maximum declareren. Beide regels gelden samen als iemand parttimer is en slechts een paar maanden aan het project werkt.

Dit maximale aantal uren geldt per persoon, niet per project. Werkt iemand aan meerdere door de EU gefinancierde projecten, dan moet je alle uren bij elkaar optellen. Het totaal mag niet meer zijn dan het jaarlijkse maximum per persoon.

Je mag in drukke maanden meer uren declareren en in rustige maanden minder. Dit is toegestaan zolang je niet meer uren per jaar declareert dan toegestaan is.

Let op: Als een medewerker gedurende het jaar de werktijdfactor aanpast, moet je dit melden aan de Projectmanager van Interreg Maas-Rijn. Dit is belangrijk, omdat het jaarlijkse maximumurenantal dan wijzigt.

Als een project uiteindelijk te veel uren declareert, brengt het programma de te veel gedeclareerde uren in mindering. Dit kan ook gebeuren nadat het programma de uren heeft goedgekeurd of zelfs uitbetaald.

Welke loonstrook moet ik gebruiken om het uurtarief te berekenen als een medewerker halverwege de maand aan het project begint? 

Als iemand halverwege de maand begint aan uw project, gebruik dan niet de loonstrook van die (halve) maand. Wacht totdat u de loonstrook heeft van de eerste volledige kalendermaand waarin de medewerker daadwerkelijk op het project werkt. Gebruik het brutoloon uit die volledige maand om het uurtarief vast te stellen.

Samengevat:

1. Sla de loonstrook van de halve maand over.
2. Gebruik de loonstrook van de eerste volledige maand waarin de medewerker op het project werkt.

Dit uurtarief geldt vervolgens voor de gehele periode waarin de medewerker op het project werkzaam is.

Kan ik in de projectverslagen salariskosten opnemen voor personen die niet in dienst zijn van een van de projectpartners? 

De algemene regel op programmaniveau is dat personeelskosten alleen kunnen worden gedeclareerd voor personen die rechtstreeks in dienst zijn van de projectpartner. Er wordt een uurtarief vastgesteld op basis van de loonstrook, die als uitgangspunt dient voor de berekening van de subsidiabele kosten binnen het project.

De enige uitzondering op deze regel betreft gedetacheerd personeel. De salariskosten van personeel dat door een derde partij ter beschikking is gesteld aan een begunstigde voor de uitvoering van projectactiviteiten, zijn onder dezelfde voorwaarden subsidiabel als de salariskosten van vast personeel. Dit is toegestaan mits de projectpartner de salariskosten zelf op non-profitbasis draagt.

Dit betekent dat de salariskosten van personeel dat door een derde partij aan een partnerorganisatie wordt gedetacheerd om projectactiviteiten uit te voeren, subsidiabel zijn, op voorwaarde dat de partner de derde partij uitsluitend de feitelijk gemaakte salariskosten vergoedt, zonder winstopslag. De projectpartner moet de vergoeding beperken tot de werkelijke loonkosten die door de oorspronkelijke werkgever worden gedragen.

De detachering moet daarom worden onderbouwd met:

1. Een detacheringsovereenkomst
   
   • met vermelding van de naam van de gedetacheerde;
   • waarin de aan de werknemer toegewezen taken duidelijk worden omschreven (inclusief begin- en einddatum), waarbij deze taken moeten aansluiten op de activiteiten van het Interreg-project;
   • de overeengekomen financiële vergoeding aan de wettelijke werkgever (bedrag per uur).
2. De door de derde partij verstrekte loonstrook.

Bij de vaststelling van de kosten voor gedetacheerd personeel moet de methode voor de berekening van het uurtarief, zoals beschreven in de kostencatalogus, worden gehanteerd. Dit betekent dat het uurtarief wordt afgeleid van de loonstrook die door de oorspronkelijke werkgever van de gedetacheerde is aangeleverd.

In elke verslagperiode dient de projectpartner het volgende te rapporteren:

De bijbehorende urenstaten;
De betaalde facturen aan de wettelijke werkgever.
De detachering moet daadwerkelijk zijn en voldoen aan alle relevante wettelijke vereisten. Kosten die worden gedeclareerd voor een persoon die niet rechtstreeks in dienst is en niet op basis van een geldige wettelijke regeling is gedetacheerd, dienen te worden verantwoord onder externe expertise en diensten.

Samengevat:

De salariskosten van personeel dat door een derde partij aan een partnerorganisatie wordt gedetacheerd voor de uitvoering van projectactiviteiten zijn subsidiabel en moeten worden berekend volgens dezelfde methode als voor vast personeel, mits de partner kan aantonen dat de detachering op non-profitbasis plaatsvindt. Projectpartners mogen detachering nooit gebruiken om de regels inzake overheidsopdrachten te omzeilen.

Kan ik btw (belasting over de toegevoegde waarde) op externe kosten opnemen in mijn projectkosten?

Btw op externe kosten mag in de projectkosten worden opgenomen indien aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:

1. De totale projectkosten (inclusief btw) bedragen minder dan € 5 miljoen.
2. De totale projectkosten (inclusief btw) bedragen € 5 miljoen of meer en de btw is niet terugvorderbaar volgens de nationale wetgeving.

Let op: Indien je partner bent binnen een GBER-regeling (Algemene Groepsvrijstellingsverordening) en recht hebt op teruggave van de btw via jouw nationale overheid of andere bronnen, dan mag deze btw niet als projectkost worden opgevoerd.

Met andere woorden, als jouw organisatie de btw kan terugvorderen via belastingen, dan is het niet toegestaan deze op te nemen in de projectkosten, ook niet als de totale projectkosten minder dan € 5 miljoen bedragen.

Moet ik btw aanrekenen voor intracommunautaire leveringen binnen het project?

Bij intracommunautaire leveringen wordt geen btw in rekening gebracht, maar is de verleggingsregeling van toepassing. Dit betekent dat de verantwoordelijkheid voor het aangeven en afdragen van de btw verschuift naar de afnemer. De leverancier is verplicht op de factuur te vermelden dat de verleggingsregeling geldt.

Omgekeerde belaste btw komt onder dezelfde voorwaarden in aanmerking als reguliere btw.
Aangezien deze btw niet gelijktijdig met de factuur wordt betaald, moet de aftrekbaarheid ervan worden onderbouwd met de volgende bewijsstukken:

1. een verwijzing naar de kostenpost van de betreffende factuur;
2. een kopie van de btw-aangifte;
3. een kopie van het bankafschrift waarop de betaling of teruggaaf van de aangegeven btw wordt vermeld;
4. boekhoudkundige gegevens waaruit blijkt dat de omgekeerd belaste btw voor de betreffende facturen correct is geboekt en is opgenomen in de btw-aangifte.

Wat betekent UBO?

UBO staat voor “Ultimate Beneficial Owner” (uiteindelijke begunstigde). Dit is de persoon (of personen) die uiteindelijk eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, jouw organisatie of onderneming.

Waar moet ik de UBO rapporteren?

Zodra jouw project is goedgekeurd en gecontracteerd, opent een speciale sectie in JEMS. Ben je projectpartner, dan moet je daar jouw UBO-gegevens invullen. Tijdens de JEMS-training wordt je hieraan herinnerd en je kan altijd het JEMS-handboek raadplegen voor extra hulp.

Sommige organisaties hebben geen “UBO” – bijvoorbeeld de meeste publieke overheidsinstanties. Als jouw organisatie op grond van de nationale of regionale regels geen UBO heeft, mag je dit deel in JEMS leeg laten. Let op: soms moeten publieke organisaties toch hun bestuurders of wettelijke vertegenwoordigers als UBO opgeven, afhankelijk van EU- of nationale regels, zoals voor anti-witwasmaatregelen.

Als jouw organisatie wel een UBO heeft – bijvoorbeeld omdat het nationale, regionale of EU-wetgeving vereist – dan moet je deze in JEMS vermelden voordat een contract kan worden getekend.

Ook bij overheidsopdrachten moet de UBO worden opgegeven als het contract boven de EU-drempel uitkomt. Dit geldt alleen als de leverancier ook daadwerkelijk een UBO heeft!

Het is jouw verantwoordelijkheid als projectpartner of leverancier om te controleren of jouw organisatie een UBO heeft volgens de wet. Dit is gebaseerd op artikel 3(6) van Richtlijn (EU) 2015/849 en de nationale of regionale regels die daarbij horen.

Als je het niet zeker weet, neem dan gerust contact op met jouw juridische afdeling of raadpleeg de richtlijnen van jouw land!

Hoe kan ik de EU-steun zichtbaar maken op sociale media?

De EU-steun kan prominent worden weergegeven in de beschrijving van de sociale-media-account van de begunstigde. Informatie zoals bedoeld in artikel 50, lid 1, onder a) van de GB-verordening kan worden opgenomen in de bio/profielbeschrijving, zodat deze altijd zichtbaar is. Posts met regelmatige updates over de activiteiten en resultaten kunnen ook persoonlijke verhalen van daadwerkelijke eindgebruikers van het project bevatten.

Hoe lang moet een informatieboord of plaquette blijven zitten? 

Zodra het project van start gaat, moeten er permanente informatieborden of plaquettes op de projectlocatie worden geplaatst, zoals bepaald in artikel 50, lid 1, onder c) en d) van de GB-verordening.

Plaquettes en informatieborden moeten permanent blijven zitten.

Wat is Interreg? 

Interreg is een dynamisch subsidieprogramma van de Europese Unie met het strategische doel om samenwerking en ontwikkeling tussen verschillende regio's in Europa te stimuleren. Omdat Interreg wordt afgestemd op de specifieke behoeften van elke Europese grensregio, is het niet zomaar een subsidieregeling – het is een katalysator voor positieve verandering.

In essentie is Interreg gericht op het verkleinen van de economische en sociale ongelijkheid tussen EU-regio's, het versterken van de territoriale samenhang en het bevorderen van evenwichtige en duurzame ontwikkeling.

Laten we de handen ineenslaan, op weg naar een verenigd, welvarend Europa met grenze(n)loze samenwerking en ontwikkeling.

Welke verschillende vormen van Interreg-programma's zijn er? 

• Grensoverschrijdende samenwerking

Interreg Grensoverschrijdende Samenwerking, ook wel Interreg A genoemd, ondersteunt de samenwerking tussen regio's aan weerszijden van binnengrenzen in de EU. Er zijn 60 grensoverschrijdende Interreg-programma's, waaronder Interreg Maas-Rijn (NL-BE-DE).

1. Transnationale samenwerking

Bij Interreg Transnationale Samenwerking, ook bekend als Interreg B, sluiten regio's uit meerdere EU-landen zich aaneen tot een groter gebied.

• Interregionale samenwerking

Interreg omvat ook vier interregionale samenwerkingsprogramma's, bekend als Interreg C, die een 'pan-Europese’ reikwijdte hebben en grote geografische gebieden bestrijken.

• Ultraperifere regio’s

Samenwerkingsprogramma's voor ultraperifere regio's, onderdeel van Interreg D, maken een goede samenwerking tussen Europa en aangrenzende landen en gebieden in die regio's mogelijk.

In de programmaperiode 2021-2027 is de strategische visie van Interreg toegespitst op een aantal cruciale uitdagingen, zoals klimaatverandering, digitale transformatie en sociale inclusie. De Europese Unie, die resoluut inzet op een aanpak van deze urgente problemen, heeft het forse bedrag van circa 10 miljard euro uitgetrokken om Interreg-initiatieven te ondersteunen. Deze financiële steun moet helpen om de prioriteiten van het Europese cohesiebeleid te verwezenlijken en bevordert daarmee een verenigd en veerkrachtig Europa.

Welke extra verplichtingen gelden er voor projecten van strategisch belang?

Er moet minstens één evenement of activiteit worden georganiseerd waarbij de EU-steun prominent wordt vermeld. Als er slechts één zo'n evenement of activiteit wordt georganiseerd, is dat bij voorkeur de startbijeenkomst van het project. De Managementautoriteit en de Europese Commissie moeten daarvan tijdig (bijv. minimaal drie maanden van tevoren) in kennis worden gesteld zodat ze het evenement kunnen bijwonen. Het evenement of de activiteit moet toegankelijk zijn voor de media, en mogelijke eindgebruikers moeten worden uitgenodigd voor een eerste kennismaking met de nieuwe resultaten. Tijdens de uitvoering van het project kan bijvoorbeeld ook een open dag worden georganiseerd.