Comment calculer le taux horaire pour les salaires ?
Tout d’abord, c’est à vous (le bénéficiaire) de calculer le taux horaire à l’aide des tableaux du catalogue des dépenses. Voici comment procéder : prenez le salaire à temps plein de l’employé (appelé aussi salaire ETP) figurant sur la fiche de paie du premier mois civil complet où la personne travaille sur le projet.
Assurez-vous d’inclure uniquement le salaire brut de base. S’il existe une indemnité fixe (par exemple une indemnité de fonction) et qu’elle est mentionnée dans des documents officiels (contrat ou grille salariale), elle fait également toujours partie de la rémunération.
N’incluez cependant aucun supplément, tel que les primes, les heures supplémentaires ou les paiements imposés différemment du salaire régulier – ceux-ci ne sont pas éligibles. Seules les parties du salaire imposées comme un salaire normal peuvent être utilisées.
Une fois le taux horaire calculé à l’aide du catalogue des coûts, déclarez-le et multipliez-le par le nombre d’heures travaillées sur le projet au moment de votre rapport. N’oubliez pas d’inclure la fiche de paie utilisée pour ce calcul dans votre tout premier rapport ! Nous vérifierons les informations fournies et vous contacterons si besoin (plus d’informations nécessaires ou une erreur détectée dans le calcul).
Le taux horaire, une fois déterminé, est applicable pendant toute la durée du projet.
Combien d’heures de coûts du personnel pouvons-nous déclarer par an ?
Si un employé travaille à temps plein, vous pouvez déclarer jusqu’à 1 720 heures pour cette personne par année civile. Si quelqu’un travaille à temps partiel ou seulement une partie de l’année sur le projet, le nombre maximal d’heures est inférieur. Par exemple, avec un contrat à 50 %, vous pouvez déclarer jusqu’à 860 heures par an (50 % de 1 720). Si quelqu’un travaille uniquement de septembre à décembre, vous pouvez déclarer jusqu’à 4/12 de son maximum annuel. Les deux règles s’appliquent ensemble si une personne est à temps partiel et ne travaille sur le projet que quelques mois.
Ce maximum d’heures s’applique à chaque personne, et non à chaque projet. Si quelqu’un travaille sur plusieurs projets financés par l’Europe, vous devez additionner toutes les heures. Le total ne peut pas dépasser le maximum annuel par personne.
Il est possible de déclarer plus d’heures pendant les mois chargés et moins pendant les mois calmes. Ceci est autorisé tant que vous ne dépassez pas le nombre maximal d’heures par an.
Veuillez noter : Si un employé change son pourcentage de temps de travail pendant l’année, vous devrez en informer le manager projet Interreg Meuse-Rhine. C’est important, car cela modifie le maximum annuel d’heures.
Si un projet déclare trop d’heures, le programme déduira les heures supplémentaires. Cela peut aussi arriver après que le programme a approuvé ou même payé les heures.
Quelle fiche de paie dois-je utiliser pour calculer le taux horaire si un employé rejoint le projet en milieu de mois ?
Si une personne commence à travailler sur votre projet en cours de mois, n’utilisez pas la fiche de paie de ce mois-là. Attendez plutôt d’avoir la fiche de paie du premier mois civil complet pendant lequel elle travaille effectivement sur le projet. Utilisez alors le salaire brut de ce mois complet pour calculer son taux horaire.
En résumé :
- Ignorez la fiche de paie du demi-mois.
- Utilisez la fiche de paie du premier mois complet où la personne travaille sur le projet.
Ce taux horaire, une fois déterminé, s’applique pendant toute la période où l’employé travaille sur le projet.
Les projets peuvent-ils inclure, dans les rapports de projet, les coûts salariaux de personnes ne travaillant pour aucun des partenaires du projet ?
La règle générale au niveau du programme est que les frais de personnel ne peuvent être réclamés que pour les personnes directement employées par le partenaire du projet.
Un taux horaire est déterminé sur la base de la fiche de paie, qui sert de base au calcul des coûts éligibles dans le cadre du projet.
La seule exception à cette règle générale concerne le personnel détaché.
Les coûts salariaux du personnel détaché par un tiers auprès d’un bénéficiaire pour mener à bien les activités du projet sont éligibles au même titre que ceux du personnel régulier, à condition que le partenaire du projet couvre lui-même les coûts salariaux sans réaliser de profit.
Cela signifie que les coûts salariaux du personnel détaché par un tiers auprès d’une organisation partenaire pour mettre en œuvre les activités du projet sont éligibles, à condition que le partenaire ne verse à ce tiers que les coûts salariaux réels encourus, sans aucune marge bénéficiaire.
Le partenaire du projet doit donc limiter toute compensation aux coûts réels supportés par l’employeur d’origine.
Le détachement doit donc être justifié par :
- un contrat de détachement
- mentionnant le nom de la personne détachée ;
- décrivant clairement les tâches assignées à l’employé (y compris les dates de début et de fin), lesquelles doivent correspondre de manière raisonnable aux activités du projet Interreg ;
- et indiquant la compensation financière versée par le partenaire du projet à l’employeur légal (montant par heure).
La fiche de paie délivrée par le tiers doit servir de référence pour le calcul du taux horaire.
La méthode de calcul du taux horaire indiquée dans le catalogue des coûts doit être appliquée pour déterminer le coût déclaré pour le personnel détaché. Cela signifie que le taux horaire est dérivé de la fiche de paie délivrée par l’employeur initial de la personne détachée.
Pour chaque période de déclaration, le partenaire du projet doit déclarer :
- les feuilles de temps correspondantes ;
- les factures payées à l’employeur légal.
Le détachement doit être réel et conforme à toutes les exigences légales applicables. Tout coût déclaré pour une personne qui n’est pas directement employée et qui n’est pas détachée dans le cadre d’un accord juridique valide doit être déclaré sous la rubrique « expertise et services externes ».
En résumé :
Les coûts salariaux du personnel détaché par un tiers auprès d’une organisation partenaire pour mener à bien des activités du projet sont éligibles et doivent être calculés selon la même méthode que celle appliquée au personnel régulier, à condition que le partenaire puisse démontrer que le détachement est effectué à titre non lucratif.
Les partenaires du projet ne peuvent en aucun cas utiliser le détachement pour contourner les dispositions relatives aux marchés publics.
