Hoe bereken ik het uurloon voor salarissen?
Allereerst ben je (de begunstigde) zelf verantwoordelijk voor het berekenen van het uurtarief met behulp van de tabellen in de kostencatalogus. Dit doet je als volgt: neem het volledige (voltijd) salaris van de medewerker van de loonstrook van de eerste volledige kalendermaand waarin hij of zij aan het project werkt.
Zorg ervoor dat je alleen het bruto (basis)salaris meerekent. Indien er een vaste toelage is (zoals een functietoeslag) en deze in officiële documenten (zoals het contract of de salarisschaal) staat als vast onderdeel van het salaris, dan telt die ook mee.
Neem echter geen extra’s mee, zoals bonussen, overuren of uitbetalingen die anders belast worden dan regulier salaris – deze zijn niet toegestaan. Alleen die onderdelen van het salaris die als normaal salaris worden belast, mogen worden gebruikt.
Zodra je het uurtarief met behulp van de kostencatalogus hebt berekend, declareer je dit en vermenigvuldig je dit tarief met het aantal gewerkte uren aan het project in jouw rapportage. Vergeet niet de loonstrook die je voor deze berekening gebruikte, mee te sturen bij uw allereerste rapport! Wij controleren de door je aangeleverde gegevens en nemen contact op als er meer informatie nodig is of wanneer we denken dat er een fout in de berekening zit.
Het uurtarief dat je eenmaal hebt vastgesteld, geldt voor de gehele projectperiode.
Hoeveel uren personeelskosten kan ik per jaar declareren?
Als een medewerker fulltime werkt, kun je tot 1.720 uren per kalenderjaar voor die persoon declareren. Als iemand parttime werkt of alleen een deel van het jaar aan het project werkt, is het maximale aantal uren lager. Bijvoorbeeld: met een contract/werktijdfactor van 50% kun je tot 860 uren per jaar declareren (50% van 1.720). Als iemand alleen van september tot december werkt, kun je tot 4/12 van het jaarlijkse maximum declareren. Beide regels gelden samen als iemand parttimer is en slechts een paar maanden aan het project werkt.
Dit maximale aantal uren geldt per persoon, niet per project. Werkt iemand aan meerdere door de EU gefinancierde projecten, dan moet je alle uren bij elkaar optellen. Het totaal mag niet meer zijn dan het jaarlijkse maximum per persoon.
Je mag in drukke maanden meer uren declareren en in rustige maanden minder. Dit is toegestaan zolang je niet meer uren per jaar declareert dan toegestaan is.
Let op: Als een medewerker gedurende het jaar de werktijdfactor aanpast, moet je dit melden aan de Projectmanager van Interreg Maas-Rijn. Dit is belangrijk, omdat het jaarlijkse maximumurenantal dan wijzigt.
Als een project uiteindelijk te veel uren declareert, brengt het programma de te veel gedeclareerde uren in mindering. Dit kan ook gebeuren nadat het programma de uren heeft goedgekeurd of zelfs uitbetaald.
Welke loonstrook moet ik gebruiken om het uurtarief te berekenen als een medewerker halverwege de maand aan het project begint?
Als iemand halverwege de maand begint aan uw project, gebruik dan niet de loonstrook van die (halve) maand. Wacht totdat u de loonstrook heeft van de eerste volledige kalendermaand waarin de medewerker daadwerkelijk op het project werkt. Gebruik het brutoloon uit die volledige maand om het uurtarief vast te stellen.
Samengevat:
- Sla de loonstrook van de halve maand over.
- Gebruik de loonstrook van de eerste volledige maand waarin de medewerker op het project werkt.
Dit uurtarief geldt vervolgens voor de gehele periode waarin de medewerker op het project werkzaam is.
Kan ik in de projectverslagen salariskosten opnemen voor personen die niet in dienst zijn van een van de projectpartners?
De algemene regel op programmaniveau is dat personeelskosten alleen kunnen worden gedeclareerd voor personen die rechtstreeks in dienst zijn van de projectpartner. Er wordt een uurtarief vastgesteld op basis van de loonstrook, die als uitgangspunt dient voor de berekening van de subsidiabele kosten binnen het project.
De enige uitzondering op deze regel betreft gedetacheerd personeel. De salariskosten van personeel dat door een derde partij ter beschikking is gesteld aan een begunstigde voor de uitvoering van projectactiviteiten, zijn onder dezelfde voorwaarden subsidiabel als de salariskosten van vast personeel. Dit is toegestaan mits de projectpartner de salariskosten zelf op non-profitbasis draagt.
Dit betekent dat de salariskosten van personeel dat door een derde partij aan een partnerorganisatie wordt gedetacheerd om projectactiviteiten uit te voeren, subsidiabel zijn, op voorwaarde dat de partner de derde partij uitsluitend de feitelijk gemaakte salariskosten vergoedt, zonder winstopslag. De projectpartner moet de vergoeding beperken tot de werkelijke loonkosten die door de oorspronkelijke werkgever worden gedragen.
De detachering moet daarom worden onderbouwd met:
- Een detacheringsovereenkomst
- met vermelding van de naam van de gedetacheerde;
- waarin de aan de werknemer toegewezen taken duidelijk worden omschreven (inclusief begin- en einddatum), waarbij deze taken moeten aansluiten op de activiteiten van het Interreg-project;
- de overeengekomen financiële vergoeding aan de wettelijke werkgever (bedrag per uur).
- De door de derde partij verstrekte loonstrook.
Bij de vaststelling van de kosten voor gedetacheerd personeel moet de methode voor de berekening van het uurtarief, zoals beschreven in de kostencatalogus, worden gehanteerd. Dit betekent dat het uurtarief wordt afgeleid van de loonstrook die door de oorspronkelijke werkgever van de gedetacheerde is aangeleverd.
In elke verslagperiode dient de projectpartner het volgende te rapporteren:
De bijbehorende urenstaten;
De betaalde facturen aan de wettelijke werkgever.
De detachering moet daadwerkelijk zijn en voldoen aan alle relevante wettelijke vereisten. Kosten die worden gedeclareerd voor een persoon die niet rechtstreeks in dienst is en niet op basis van een geldige wettelijke regeling is gedetacheerd, dienen te worden verantwoord onder externe expertise en diensten.
Samengevat:
De salariskosten van personeel dat door een derde partij aan een partnerorganisatie wordt gedetacheerd voor de uitvoering van projectactiviteiten zijn subsidiabel en moeten worden berekend volgens dezelfde methode als voor vast personeel, mits de partner kan aantonen dat de detachering op non-profitbasis plaatsvindt. Projectpartners mogen detachering nooit gebruiken om de regels inzake overheidsopdrachten te omzeilen.
